절차서와 작업지침, 어디까지 나눠 쓸까
작은 공장일수록 문서를 한 장에 몰아넣고 싶어 합니다. 감사와 현장 모두가 읽기 쉬운 구분 기준을 사례로 풀어봅니다.
절차서는 ‘누가, 언제, 어떤 기준으로 일을 넘기는지’를 적습니다. 작업지침은 ‘그 자리에서 손과 눈으로 확인할 동작’을 적습니다. 이 둘을 섞으면 개정할 때마다 전 공정 문서를 건드리게 됩니다.
예를 들어 입고 검사는 절차서에 합격/불합격 판정 권한과 기록 양식 번호를 두고, 측정 위치·허용 오차는 작업지침에 둡니다. 측정기만 바뀌면 지침만 고치면 됩니다.
직원 수가 적은 현장에서는 절차서를 줄이고 싶다는 요청이 많습니다. 그 경우에도 책임과 기록 흐름은 절차서에 남기고, 사진·표로 된 지침을 짧게 붙이는 방식이 감사용 질문에도 잘 맞습니다.
문장을 줄일 때는 ‘한다’보다 ‘확인한다 / 기록한다 / 보고한다’처럼 동작을 분명히 쓰는 편이 낫습니다. 모호한 ‘관리한다’는 감사관이 다시 묻게 만듭니다.